医院检验试剂三级库的管理探析

AntonSchme

[摘 要] 为加强检验科试剂的精细化管理，提高资源利用效率，降低患者就医成本，解决检验试剂“以领代耗”问题，本文结合医改形势，分析目前检验科试剂管理的现状并提出加强检验科试剂管理的应对策略。本文提出的检验科三级库的管理思路期望能对医院今后加强检验科试剂的管理、减少检验试剂浪费，提供借鉴意义。
[关键词] 试剂；三级库；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 01. 036
[中图分类号] R954 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）01- 0090- 02
0 引 言
为进一步深化医药卫生体制改革，贯彻落实国家卫生计生委“进一步改善医疗服务行动计划”活动，提高资源利用效率，简化患者就医环节，降低患者就医成本，国家卫计委近期发布了《关于印发进一步改善医疗服务行动计划的通知》（国卫医发〔2015〕2号），北京市医院管理局制定的《关于实施2017年市属医院改善医疗服务行动计划的通知》（京医管医护〔2017〕4号）将鼓励设置独立的检验、病理诊断、影像检查机构，利用远程医疗手段为基层医疗机构和就诊患者提供检查检验服务。这个利好的政策进一步要求医院要对检验科的试剂进行精细化管理，同时也为医院的发展带来了新的机遇。医院可以通过检验科试剂的精细化管理，准确核算检验试剂的成本，同时也为具备条件的医院成立检验中心，提供检验项目的定价依据从而加速医院的发展。
1 医院检验试剂管理的现状
医院检验试剂也称体外诊断试剂，它是一类比较特殊的医疗器械或药品，在疾病的预测、预防、诊断、治疗监测、预后观察和健康状态评价的过程中，用于人体样本体外监测的试剂、试剂盒、校准品、质控品等产品，这类产品大部分需要在2 ℃～8 ℃环境下冷藏保存、运输，不得冷冻，有效期也较短，以半年、一年居多。体外诊断试剂是临床檢验的物资基础，如果对它的管理和使用不当，将直接影响临床检验报告的及时性和准确性。体外诊断试剂由于其需要低温冷藏保存的特点，医院通常在一级库房验收合格后直接送至检验科，在医院的实践过程中，存在以下两个管理方式：一是一部分医院采用“以领代耗”的方式使用（即卫生材料库出库给检验科，就记为检验科成本消耗，但实际并未使用），这就导致了检验科的试剂成本没有据实归集，造成化验收入与检验试剂消耗不匹配，实际的消耗为医院试剂的采购量；二是一部分医院对检验科设置了二级库，通常医院检验科下设免疫、微生物、生化、分子生物、血液、病理等各个专业组，医院虽然设置了二级库，但是不重视二级库的管理，体外诊断试剂一旦进入二级库房既无法统一管理，试剂会分发到各个专业组，又不能追溯，也无法准确掌握和控制实际用量和使用去向。造成了监管职能的缺失，二级库形同虚设，没有真正地杜绝检验试剂的“以领代耗”现象。
2 加强检验试剂管理的应对策略
针对目前大部分医院检验科试剂管理的现状，本文建议可以通过设计检验科三级库的管理流程，真实反映医院检验试剂的成本，有效地监控检验试剂的流向和管理，为实现检验试剂的库存基数的确立奠定基础，同时满足医院在新医改形势下精细化管理的需求。下文以医院已建立检验二级库为例谈如何建设检验三级库。
2.1 医院建设检验科三级库的内部管理策略
2.1.1 要做好三级库的顶层设计工作
根据《中华人民共和国药品管理法》《医疗器械监督管理条例》《一次性使用无菌医疗器械监督管理办法》《体外诊断试剂实施分类管理的公告》《医院检验科管理规范》等国家相关法规的要求，设定符合相关政策及医院管理顶层目标。根据设定的顶层目标，制定实施方案、计划。按照实施方案、计划将任务落实到具体的责任人，以确保该设计的管理目标得以达成。同时修订或建立相关检验试剂的管理流程，做到管理有章可循。
2.1.2 其次要解决如何建设检验科的三级库，实现信息通路
一是对医院试剂种类、品规进行详尽的梳理。这其中包括统一试剂的标准名称，即采用注册证上名称、规格、生产厂商、供应商、资质证件等基础信息。以上试剂的基础信息准确与否关乎三级库建设的成败。基础信息的梳理也是规范试剂相关信息的一个良机，这些内容的采集涉及采购、试剂管理、财务等职能部门按照相应的职责将信息采集准确。
二是建设检验科三级库。根据检验科管理需要以各个检验组来设立三级库房，确定库管员，根据不相容岗位相分离的内部控制原则赋予相应物流管理权限，并反复培训库管员使用物流系统，并做好培训记录及培训反馈。
三是改造物流软件。目前医院一般应用的HERP物流系统只支持医院二级库的管理。针对检验科的特点需要改造现有系统程序，最终实现：一级库（库管员一般为非试剂专业人员）根据送货单验收数量，扫试剂条码入库后，移库给检验科二级库；检验科二级库根据各班组的采购计划移库给检验科各三级库；三级库根据试剂实际使用情况扫试剂条码完成试剂出库。二级库的管理职责是通过物流系统对试剂审验，调剂分发给三级库的各个检验组，根据各个检验的使用情况合理控制库存并根据各个检验组的采购计划合理上报整体检验科周或月采购计划，来保证医疗业务的开展。另外二级库还需监管试剂的存储、使用以及盘点、报损等。物流软件改造的最终目的：让“互联网+试剂管理”充分发挥作用，试剂采用条码管理，这不仅能够解析试剂产品的基本信息，还能做到对试剂产品可追踪、可预警库存、可提示有效期等，已达到简化操作步骤方便各检验组使用的目的。
2.2 医院建设检验科三级库的外部管理策略
按照实施方案、计划、物流系统改造的详细需求，管理第三方软件公司按时交付改造成果。如何管理第三方便成了检验科三级库能否成功上线的关键。
（1）成立项目组。指定双方负任人，以便物流系统改造过程中的协调与沟通最终达成该改造项目的有效落地。
（2）合理拆解任务。即根据改造的需求及方案、计划请第三方评估改造项目的工作量确定完成每项任务的时间节点。
（3）定期召开项目例会。便于改造系统过程中需求没有偏差的推进，解决项目中遇到的问题，同时也为项目留下必要的技术资料。
（4）保证原有物流系统功能的使用。由于系统的再造，会有对原有物流系统功能的影响，这就要求双方都要全方位的测试，避免程序升级造成现有系统使用的障碍与功能互斥。
（5）系统试运行。通过改造系统上线，使用班组及管理科室一定要经过试运行发现需求的不完善，在试运行过程中查漏补缺使得系统能够为医院业务和管理所用。
（6）验收项目。对于物流系统的改造，一定要有始有终，并对项目进行总结，为未来系统的改造升级提供宝贵的经验。
2.3 建立检验科三级库后的监控与管理分析
在医院完成建设检验科三级库的内部及外部管理策略后，还需要持续加强对建立检验科三级库后相关数据和管理流程的监控、分析，以及实现闭环管理，发挥三级库的真正作用。
（1）管理科室切实按照相关的管理流程对试剂的存储、使用、库存量进行监控，杜绝检验科三级库不按实际使用出库的情况，彻底解决“以领代耗”的情况继续存在。如果三级库房没有按照医院的管理流程操作，管理部门可采用绩效干预、科室内部通报、医院内部通报等方法使得检验科管理人员重视，并能够按照新的管理流程对检验科试剂进行常态化的、符合医院精细化的管理工作。
（2）管理科室可采用抽盘、月末定期盘点的方式对重点试剂产品进行盘点。对账实不符的试剂进行及时处理，并说明原因。以便管理科室对试剂的使用制定出合理的损耗比率。
（3）管理科室可采用数据分析的方式，经过半年左右的数据积累，逐步地制定出各个检验科三级库的合理库存量。可以参考使用，结存数/耗用比这个比率来进行分析。提高试剂成本管理，可以用“化验收入”与试剂使用数计算收入材料比来与行业对标，找到检验试剂成本盈亏平衡点。精细化管理检验试剂成本，可根據HIS系统的检验医嘱与LIS系统的执行情况，来判断试剂的实际使用情况而实现。
通过建设医院检验试剂三级库，使得医院库房管理层级分明，职责清晰，管理数据领导在系统中即时查询。有效避免了试剂使用的“以领代耗”的情况，同时达成检验试剂成本收支平衡，降低检验试剂库存量、避免因有效期过期的浪费从而也降低医院的资金占用量，更加有效地监管检验科试剂的流向与管理。检验试剂三级库的建立，对医院规范试剂的管理，提高资金使用效率，进而促进医院经营管理和廉政建设，提高整体经济效益具有十分重要的现实意义，同时对推进医院其他非收费医用耗材的管理也有着极其重要的借鉴意义。
主要参考文献
[1]汤国平，胡亮，谷华健，等.体外诊断试剂二级库精细化管理和成本效益分析研究[J].中国医疗器械杂志，2016，40（4）：308-310.